Le guide complet pour classer vos papiers : comment lutter contre la phobie administrative

Le rangement des papiers administratifs est un véritable cauchemar pour bon nombre d’entre nous.

Un tas d’enveloppes encore fermées dans l’entrée, des factures oubliées au fond d’un tiroir, des bulletins de salaire archivés dans un ordre aléatoire et, à chaque fois que l’on vous demande de fournir un document, une angoisse vous envahit. Le stress monte, la flemme prend le dessus et vous repoussez ce moment jusqu’à la dernière relance. 😱

Si ce n’est pas de la phobie administrative, ça y ressemble !

Il est donc temps d’agir et de classer vos papiers. Oui mais… Par où commencer ? Comment venir à bout de ces documents dispatchés partout dans la maison ? Quelle méthode adopter pour ne pas s’éparpiller ?

C’est pour répondre à toutes vos questions et pour vous aider à vous lancer que j’ai rédigé ce guide ultra complet. Vous y découvrirez toutes les étapes pour obtenir un rangement efficace et surtout durable !

Alors, reprenez le contrôle sur vos papiers et retrouvez votre sérénité !

1) Prévoyez du temps et ne vous dispersez pas

Trier ses papiers, surtout quand on les a accumulés depuis plusieurs années, peut paraître très fastidieux et extrêmement chronophage. On peut vite se sentir découragé face à des tas de documents qui ne désemplissent pas.

Pour ne rien vous cacher, ce premier classement risque d’être long, voire très long selon l’étendue des dégâts ! Il faudra donc prévoir plusieurs heures, et même planifier plusieurs après-midis, pour en venir à bout.

L’important est de vous lancer à tête reposée et de ne pas vous éparpiller. Pas question de trier vos chaussettes en même temps ou de faire la poussière sous peine de perdre le fil.

Vous devez également éviter les interruptions car, si vous êtes concentré sur ce que vous faites, vous irez plus vite.

💡 Mon conseil : Pour rendre la tâche plus agréable, vous pouvez associer votre séance de tri à une ambiance positive. Mettez de la musique, diffusez des huiles essentielles, préparez-vous un café ou un thé, et faites garder les enfants.

2) Préparez votre espace de travail

Choisissez un endroit confortable avec suffisamment d’espace pour trier vos papiers car vous allez devoir vous étaler.

Assurez-vous d’avoir les fournitures nécessaires à porter de main (pour éviter les interruptions) : classeurs, perforatrice, pochettes, post-it, boîtes d’archivage, étiquettes, marqueurs et sacs poubelles.

3) Collectez tous les papiers

Rassemblez TOUS vos papiers dispersés dans TOUTE la maison, y compris ceux oubliés au fond des sacs, ou encore les magazines des toilettes. Faites le tour de toutes les pièces pour ne rien oublier.

Vous l’aurez compris, pour repartir sur de bonnes bases, vous devez rassemblez tous vos papiers, les vieux comme les récents, et sans tenir compte de leur degré d’importance à ce stade.

Mettez-les tous dans un carton ou regroupez-les dans un seul endroit.

Ne vous interrompez pas pour répondre à une relance (sauf grosse urgence et risque d’amende), contentez-vous de rassembler.

💡 Mon conseil : Sans vous attarder sur leurs contenus, vous pouvez déjà distinguer les documents administratifs des papiers personnels (ceux ayant une valeur émotionnelle). Les cartes postales, les lettres d’amour, les dessins de vos enfants, peuvent être rangés à part et seront trier à une autre occasion.

4) Triez et créez des catégories

Maintenant, vous pouvez commencer à trier ! Pour cela, prenez un par un chaque papier et demandez-vous si vous avez vraiment besoin de le conserver. Si oui, classez-le. Si non, allez à l’étape 5 : la poubelle !

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Pour les papiers que vous décidez de garder, organisez-les en catégories logiques (logique pour vous mais aussi pour votre entourage !). Par exemple :

• Assurance : contrats d’assurance, mutuelles, quittances, assurances vie, assurances décès, certificats d’authenticité, estimations d’experts, sinistres…
• Banque : relevés de compte, contrats de prêt, talons de chèques…
• Logement : titres de propriété, contrats de bail, états des lieux, quittances de loyer, factures d’eau, d’électricité…
• Famille : papiers d’identité, actes de naissance, contrats de mariage, actes de décès…
• Scolarité : diplômes, relevés de notes…
• Véhicule : factures d’acquisition, factures de réparations…
• Facture et garantie : électroménagers, mobiliers, travaux, prestations de service, biens…
• Internet et téléphonie
• Impôt : déclarations de revenus, justificatifs de paiement…
• Travail et retraite : bulletins de salaire, contrats de travail, allocations chômage…
• Santé : analyses, examens, ordonnances, carnets de santé…

Il est primordial d’éviter les catégories “Autre” ou “Divers”. En effet, elles vous inciteront à y stocker des documents sans réfléchir, par flemmardise ou d’oublier ce qu’elles contiennent.

5) Jetez ce qui n’est plus nécessaire

Le meilleur moyen de ranger est de ne garder que le strict minimum ! L’objectif est d’éliminer le superflu pour ne garder que ce qui est nécessaire.

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Par conséquent, vous devez jeter les papiers en double et ceux qui ne sont plus utiles. Cela peut inclure les tickets de caisse, les publicités, les magazines, les enveloppes vides et les documents expirés.

🔎 Remarque : Les adeptes du zéro papier recommandent même de se débarrasser des notices et modes d’emploi des appareils car vous pouvez facilement les retrouver sur des sites web en cas de besoin. Cette solution sera plus rapide que de retrouver la version papier ! 😉

Soyez sans pitié, ne perdez pas de temps à relire des documents périmés !

En France, pour chaque papier administratif, il existe une période légale de conservation, au cours de laquelle il constitue une preuve en cas de litige. Par exemple, vos fiches de paie se conservent à vie, tandis qu’une facture d’électricité est à garder 5 ans.

Le service public met à votre disposition la durée de détention de chaque document.

Passé le délai légal, vous n’avez plus aucune raison de conserver ces documents : ils deviennent obsolètes. Vous pouvez donc vous en débarrasser sereinement.

Pour gagner du temps lors de votre tri, vous pouvez vous concentrer uniquement sur la date des documents et jetez tous ceux qui seraient expirés. Vous allez ainsi libérer de la place et enclencher une dynamique positive.

Surtout, allez jusqu’au bout du désencombrement avant de passer au classement de vos papiers !

⚠️ Attention : Assurez-vous de détruire les documents sensibles contenant des informations personnelles.

6) Mettez de côté seulement les papiers qui appellent une action de votre part

Au cours de ce premier tri, vous découvrirez peut-être des retards de paiement ou des coordonnées de facturation qui ne sont plus à jour.

Tous les papiers urgents, qui supposent une action de votre part, sont à mettre en évidence, à un endroit où vous ne pourrez pas les oublier. Pour ma part, c’est sur le frigo !

7) Optez pour une organisation simple et facile

Pour ranger tous les papiers que vous conservez, oubliez les chemises déclinées en sous chemises puis en sous-sous chemises à l’infiniiiii. 🚀

N’oubliez pas la règle du « moins de gestes possibles » ! Elle est également valable pour l’organisation des papiers.

Par conséquent, faites au plus simple :

• attribuez pour chaque thème une pochette ou un classeur (le rangement le plus efficace et le plus facile à mes yeux). Si vous avez des sujets volumineux (ex : construction de maison), optez pour des chemises à soufflet.

• utilisez des couleurs différentes pour chacun d’entre eux. Ainsi, ils pourront être identifiés au premier coup d’œil.

• étiquetez-les sur la tranche pour toujours plus de clarté.

• rangez par ordre chronologique, de façon à avoir accès aux documents les plus récents en premier. Il est important de garder accessible les papiers dont vous êtes le plus susceptible d’avoir besoin.

• adoptez le rangement vertical, beaucoup plus facile d’accès.

Une organisation bien rodée vous offrira une meilleure visibilité pour accéder à vos documents facilement et rapidement. Vous pourrez ainsi gagner du temps et lutter contre la procrastination.

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💡 Mon astuce : Je colle un post-it avec les identifiants à l’intérieur de mes classeurs ou pochettes pour retrouver les accès aux sites web facilement.

8) Archivez les documents à conserver

Tous les documents n’ont pas besoin d’être gardés sous la main. Par exemple, ceux que vous devez conserver à vie, doivent être soigneusement archivés mais vous ne serez (quasiment) jamais amené à les consulter.

Pour cela, vous pouvez utiliser des boîtes d’archivage, des boites avec dossiers suspendus, des classeurs ou des pochettes. Continuez à utiliser une couleur par thème.

Une des façons d’organiser vos archives est de créer une boite par année. C’est une méthode souvent utilisée par les entrepreneurs. Ainsi, lorsqu’une nouvelle année commence, vous pourrez classez vos papiers de l’année précédente (soit N-1) et éliminer l’année qui n’a plus de valeur juridique (soit N-2 par exemple).

✅ L’avantage : Vous pouvez intégrer les garanties des appareils électroniques dans les dossiers annuels puisqu’elles ne durent généralement pas plus de 2 ans.

Quoiqu’il en soit, ces documents doivent être placés à l’abri de la poussière et de l’humidité. Par conséquent, je vous déconseille de les entreposer à la cave ou au grenier.

🔎 Pour information : Pour stocker vos documents les plus importants dans des conditions optimales, vous pouvez confier vos archives à des professionnels. Par exemple, YouStock propose des entrepôts sécurisés, dotés de systèmes de protection contre les incendies et les dégâts des eaux.

9) Numérisez les documents importants

A l’heure du tout numérique, il est possible de numériser les documents pour les sauvegarder.

La solution la plus simple et la plus économique est de scanner vous-même vos documents et de les enregistrer sur votre ordinateur ET un disque dur externe.

C’est une tâche fastidieuse certes, mais elle aura l’avantage de vous faire gagner de la place tout en sécurisant l’accès à vos documents importants en cas d’incendie, de dégâts des eaux ou de cambriolage pour exemple.

⚠️ Attention : Vous pourriez être tenté de scanner tous vos documents. Je vous le dis tout net : c’est une mauvaise idée ! Vous y perdrez trop de temps et toute votre énergie ! Soyez donc sélectif si vous décidez de numériser vos documents.

Par ailleurs, notez que dans certains cas, les documents scannés n’ont pas la même valeur que l’original. Des organismes pourront toujours vous demander les originaux, donc il vaut mieux éviter de les jeter.

N’oubliez pas que même s’ils sont dématérialisés, vos documents numériques doivent être organisés pour pouvoir les retrouver facilement ! Il est préférable de garder la même arborescence que celle que vous avez mis en place pour les dossiers physiques.

Pensez à mettre un nom de fichier clair (même s’il est long), de créer des dossiers distincts et de les classer par ordre chronologique.

💡 Mon astuce : pour nommer un fichier j’utilise la date. Ainsi il sera classé automatiquement dans l’ordre chronologique : « 240214_NOM » pour « année mois jour_nom du ficher ».

N’oubliez pas de faire des copies et des sauvegardes régulièrement. Un ordinateur n’est pas éternel et un problème peut vite arriver. Il vaut mieux être prévoyant.

Enfin, certains sites comme Digiposte se sont spécialisées dans le stockage de vos données personnelles sur des cloud sécurisés. Pour quelques euros par mois, vos documents peuvent être conservées sur un disque dur extérieur et accessibles partout où vous avez une connexion internet. Ils vous permettront également de partager vos documents avec vos proches en leur transmettant un accès sécurisé.

10) Limitez les courriers que vous recevez

Trier c’est bien mais il va aussi falloir stopper le flux de courrier et de papiers qui rentrent chez vous !

Pour cela, vous pouvez modifier vos notifications courrier par des notifications en ligne. Factures d’énergie, bulletins de paie, relevés de comptes, et même les tickets de caisse sont autant de documents qu’il est maintenant possible de recevoir directement par Internet !

Par conséquent, au fur et à mesure que vous jetez vos factures et autres documents, notez vos numéros clients et vos contacts. Puis, prenez un temps pour envoyer un mail ou appeler les établissements pour demander à recevoir vos documents par mail ou dans votre espace client en ligne.

Vous aurez ainsi plus facilement accès à vos documents, sans avoir à vous soucier de leur tri.

Dans la même idée, mettez un « Stop Pub » sur votre boîte aux lettres. C’est une source d’entrée des papiers non négligeable !

Enfin, pensez à vous désabonner des magazines que vous recevez « par habitude » mais que vous ne lisez plus depuis longtemps.

11) Installez des routines après le tri

Comme 90% des gens, vous ouvrez sûrement votre courrier à un moment où vous n’avez ni le temps, ni l’envie de le classer. Vous regardez son contenu par simple curiosité, puis vous le laissez de côté pour plus tard, mais ce moment n’arrive jamais !

Pour lutter contre ce phénomène, vous pouvez mettre en place un système de pré-tri.

L’idée est simple. Lorsque vous ouvrez un courrier, vous en tirez 2 informations cruciales d’où découlent 2 actions :

1) Est-ce utile ? Oui : je garde / Non : je jette.

2) Dois-je agir ? Oui : je dois faire une action (ex : payer une facture) donc je la mets sur mon frigo / Non : je n’ai rien à faire (ex : facture en prélèvement automatique) donc je la classe dans la bonne catégorie.

Pour faciliter ce pré-tri, vous pouvez disposer 3 bannettes sur votre bureau ou dans votre entrée pour les documents :

• à traiter immédiatement,
• à garder provisoirement,
• à ranger.

Ensuite, vous devez planifier des moments réguliers pour les consulter. L’objectif est d’y consacrer 5 minutes par jour (en disposant dans la bonne bannette) et 30 minutes par semaine (pour répondre aux invitations, envoyer vos chèques ou ranger les documents à garder).

Puis, une fois par an, vous retournez à vos archives. Vous pourrez alors vous débarrasser des papiers devenus obsolètes et archiver les documents de l’année écoulée. Cela ne doit pas vous prendre plus d’une heure.

Notez bien que c’est la régularité qui vous aidera à ne pas vous (re)noyer. Cela demande un peu de discipline mais c’est le secret pour ne plus vous sentir débordé.

👉 A lire aussi : Les 5 avantages des routines pour améliorer votre vie

Conclusion

Maîtriser la gestion de vos papiers administratifs est essentiel pour réduire l’anxiété liée à la paperasse et gagner en efficacité dans la gestion de vos affaires personnelles.

En adoptant cette méthode simple et en faisant preuve de discipline, vous pourrez surmonter votre phobie administrative et retrouver un sentiment de contrôle.

N’attendez plus pour vous lancer dans le tri et le rangement : cette habitude vous simplifiera la vie et vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.

Maintenant, à vous de jouer, pour que cela devienne votre nouvelle réalité !

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager avec vos proches pour les aider à reprendre le contrôle sur leurs papiers ! 🙏

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