Nous sommes tous d’accord sur le fait qu’une to-do-liste efficace, c’est avant tout pouvoir alléger son esprit, lutter contre la procrastination et améliorer sa productivité. Qu’il s’agisse de tâches du quotidien, dédiées à l’ensemble de la famille, ou de choses à faire pour le travail, tout ce qui ne doit pas être oublié doit être noté sur la to-do-liste.

Le problème c’est que le flot des tâches ne s’arrête jamais. Résultat, nous sommes tout le temps occupés, coincés avec toujours plus de choses à faire et des listes qui n’en finissent pas de se rallonger alors que, à l’inverse, les journées semblent se réduire.

Pour qu’une to-do-liste vous rende vraiment la vie plus facile, il y a quelques points à garder à l’esprit. Voici mes meilleurs conseils concernant cet outil :

1. Choisir un outil pour créer votre to-do-liste

Bloc-note, agenda, post-it, Bullet journal, tableau Excel, ou application dédiée, le choix des outils est vaste pour créer et gérer votre to-do-liste. A vous de choisir celui qui vous convient le mieux !

En revanche, vous devez en sélectionner 1 ou 2 et ne pas multiplier les supports au risque de vous y perdre, voire même d’en oublier ! Pensez donc à regrouper vos notes si vous faites partie de ceux qui aiment écrire une idée dès qu’elle leur traverse l’esprit.

Pour ma part, j’ai opté pour une application mobile car elle a l’avantage d’être accessible, même lorsque je suis en déplacement. J’utilise aussi le papier car c’est le moyen le plus simple et le plus rapide pour écrire une liste. Il a également un autre avantage : l’acte d’écrire est plus engageant ! 💪

L’essentiel est que votre to-do-liste doit rester simple, pratique et même agréable à utiliser pour que vous restiez motivés à l’utiliser et à la consulter !

2. Utiliser un verbe d’action pour noter vos tâches

Il ne s’agit pas d’une règle absolue. Cependant, les listes dont les tâches commencent par un verbe d’action, permettent de déterminer précisément de quoi il est question et de transformer les tâches en actions concrètes et réalisables. Il est important d’être clair et précis lorsque vous rédigez une to-do-liste, surtout si vous devez y revenir plus tard.

Par exemple, si vous notez la tâche : « goûter », êtes-vous en mesure de vous souvenir de ce que vous vouliez dire ? Acheter le goûter ? Apporter le goûter ? Préparer le goûter ? Ajoutez un verbe et tout s’éclaire. La tâche devient claire et concrète.

3. Décomposer les grandes tâches en plus petites

Exécuter sa to-do-liste prend parfois des allures de défi. Qui n’a jamais été pris d’un sentiment de découragement en y jetant un œil ? Pour éviter cela, pensez à décomposer les tâches longues et complexes en tâches plus courtes et plus simples à réaliser.

Par exemple, si vous préparez un déménagement, n’écrivez pas « déménagement » sur votre liste mais décomposez ce gros projet en petites étapes : « faire appel à un service de déménagement », « obtenir des cartons de déménagement », « faire le tri dans ses affaires », « poster une demande de nouveaux locataires », etc.

De même, au lieu de noter : « travailler sur le projet X ». Notez plutôt : « rédiger le cahier des charges », « contacter les prestataires », « programmer la réunion », etc.

En général, les activités notées sur votre to-do-liste doivent pouvoir être réalisées en moins de 60 minutes. A l’inverse, n’encombrez pas inutilement votre to-do-liste avec des sous-tâches. Prenez l’habitude de faire toutes les choses qui prennent moins de 5 minutes, immédiatement et sans les noter !

4. Prioriser les tâches de manière judicieuse

Le plus important dans une to-do-liste est de définir la priorité de chaque tâche ! Pour cela, vous pouvez utiliser la loi de Pareto (ou « loi 20/80 », cliquez sur ce lien pour en savoir plus) et/ou la matrice d’Eisenhower, popularisée par l’américain Stephen Covey (auteur du livre “Les sept habitudes des personnes hautement efficaces”).

Le principe de cette dernière est simple. Il consiste à hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence. Chaque tâche de votre liste doit être répartie dans l’une des 4 catégories suivantes :

1) Urgent et important :

Dans cette case, indiquez les tâches prioritaires, à effectuer immédiatement. ⚠️

Par exemple : une échéance imminente, l’évier de la cuisine qui fuit, une situation de crise, un problème pressant, etc.

Attention : passer trop de temps sur ces tâches peut entraîner une augmentation du stress, un épuisement et le sentiment que vos journées sont hors de contrôle.

2) Important mais pas urgent : 

Notez ici les tâches plus longues et/ou plus complexes.

Ces activités contribuent généralement à votre épanouissement, votre développement personnel et à votre succès à long terme. Cependant, elles peuvent ne pas avoir de date limite. Il est donc facile de les reporter au profit de tâches considérées comme plus urgentes. Par conséquent, vous devez les planifier dans votre agenda !

Il s’agit par exemple de faire du sport, passer des moments en famille, suivre une formation, etc.

3) Urgent mais pas important :

Dans cette case, dressez la liste des tâches non pertinentes et des activités superflues, malgré leur notion d’urgence.

Par exemple : les appels téléphoniques, les réunions inutiles, les mails. Réglez ces tâches (ou déléguez-les) le plus rapidement possible, sans y accorder plus de temps que nécessaire.

Elles sont d’ailleurs souvent basées sur des attentes définies par d’autres et ne vous rapprochent pas de vos propres objectifs.

4) Pas urgent et pas important :

Dans cette dernière case se trouvent toutes les tâches qui vous font perdre du temps et qui doivent donc être supprimées.

Par exemple, scroller sur les réseaux sociaux, relever sa boîte mail sans raison, regarder la télé, discuter de rien avec un collègue…

Cependant, plusieurs études scientifiques montrent que notre cerveau a besoin de distractions et de repos pour consolider les connaissances qu’il acquiert. Vous pouvez donc vous autoriser à les faire si, et seulement si, vous avez encore du temps après avoir effectué toutes les autres tâches.

Mon conseil : Engagez-vous à accomplir les tâches les plus importantes au début de chaque journée, et laissez les questions moins urgentes pour plus tard ou pour les moments où vous êtes le moins concentré.

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. » Dwight David Eisenhower

Retenez que si vous ne faites pas ce travail de hiérarchiser vos tâches, il y a de grandes chances pour que vous ne fassiez que ce que vous aimez et que les tâches désagréables (mais urgentes !) ne soient pas effectuées. Cette méthode devrait vous aider à faire la distinction entre ce qui est urgent de ce qui est important, afin de trouver le bon équilibre pour avancer vers les objectifs qui comptent vraiment pour vous.

5. Regrouper les tâches similaires

Chaque fois que vous basculez d’une tâche à l’autre, votre cerveau a besoin d’un peu de temps pour s’adapter et s’ajuster aux nouvelles attentes. Le fait de regrouper les tâches similaires favorise donc le maintien de la concentration sur une seule sorte d’activité. Cela permet d’améliorer la productivité en minimisant les interruptions et en évitant le passage constant entre différentes tâches.

Sans compter le temps nécessaire pour sortir le matériel et s’installer qui peut être chronophage. Regrouper les tâches permet donc également de gagner du temps.

6. Rédiger votre to-do-liste la veille au soir ou en fin de semaine

Certaines personnes créent leur to-do-liste tôt le matin. Cela semble être une bonne idée pour commencer la journée, mais en fait c’est contre-productif ! 😱 En effet, établir ses priorités nécessite du temps et de la réflexion.

Prenez plutôt l’habitude de rédiger votre to-do-liste la veille, dans le cadre de votre routine du soir (de la même manière qu’on demande aux enfants de préparer leur cartable la veille).

L’avantage est que cela permet de faire le point sur son état d’avancement et les tâches inachevées de la journée. Ainsi, vous pourrez commencer le lendemain matin en étant sur de bons rails, dans un bon état d’esprit et donc plus productif.

« Chercher à être productif au lieu d’être occupé » Tim Ferris

Une autre possibilité (qui n’est pas incompatible avec la première, loin de là !) consiste à dresser votre to-do-liste en fin de semaine pour la semaine suivante. Cela présente l’avantage de donner une vue d’ensemble sur votre planning hebdomadaire et d’anticiper les délais et la charge de travail.

Personnellement j’ai opté pour les 2 : une to-do-liste hebdomadaire pour anticiper ma semaine et une to-do-liste quotidienne pour être efficace dès le réveil. 😉

7. Planifier la réalisation de vos tâches

L’un des points que l’on oublie souvent avec la to-do-liste, c’est que lister les tâches à accomplir ne dispense pas de les planifier dans son agenda ! Vous devez donner aux choses importantes la place qu’elles méritent, et donc bloquer le temps nécessaire à leur réalisation dans votre agenda.

Cela vous permettra de rester concentré sur vos priorités et vous obligera à respecter vos propres engagements.

Personnellement, je planifie les tâches les plus longues ou celles que j’estime les plus pénibles, en début de journée, car c’est le moment où j’ai le plus d’énergie et où je suis le plus productive. Aussi, cela me permet de greffer les petites tâches dans les trous de mon planning facilement (et les inévitables imprévus !).

Bien sur la planification est aussi une question de chronotype. A vous de déterminer le moment de la journée qui vous convient le mieux et où vous êtes le plus concentré !

En revanche, fixez des délais réalistes, gardez en tête les éventuelles échéances et limitez le nombre de tâches à réaliser par jour. Ne tombez pas dans le piège de surcharger vos journées au risque de vous sentir submergé et de devoir reporter certaines activités. Rien de pire pour tuer la motivation que de voir une to-do-liste s’allonger et d’avoir de ne rien avoir fait de ce qui était prévu.

Pour ma part, je planifie 2 ou 3 « grosses » tâches prioritaires ou qui demandent un haut niveau de concentration. Et si c’est une journée où les planètes sont alignées (ça arrive parfois 🙏) et que je suis archi motivée et efficace (ça aussi ça arrive parfois 😜), je vais piocher dans ma to-do-liste du lendemain pour prendre de l’avance. 🥳

« La clé n’est pas de prioriser ce qu’il y a sur votre calendrier mais de planifier vos priorités. » Stephen Covey

8. Faire un bilan régulier et ne pas hésiter à supprimer des tâches

Si les to-do-listes sont souvent si longues, c’est parce qu’elles finissent généralement par se transformer en véritable pot-pourri. 🤯 On y rajoute de nouvelles tâches alors que d’autres n’ont toujours pas été réalisées.

Pour éviter que votre to-do-liste ressemble à un vieux mélange peu ragoûtant, il est important est de faire des bilans réguliers. Pour ma part, j’en fais systématiquement en fin de journée et en fin de semaine. L’objectif est simple. Prendre 5 minutes pour se poser des questions telles que :

Quelles tâches ont été réalisées ?

Combien se sont rajoutées en tant qu’imprévus ?

Y a-t-il des tâches que je n’ai pas pu réaliser ? Pourquoi ? Sont-elles toujours utiles ?

Quelles sont les tâches qui n’apportent pas réellement de valeur ajoutée ? Puis-je les supprimer ou les déléguer ?

Ces questions permettent de garder le contrôle sur sa liste de tâches, en faisant un point sur ce qui a été accompli, sur les tâches non accomplies à reporter, sur les nouvelles priorités et les choses qui sont devenues superflues.

Une liste ne doit pas être figée, elle doit pouvoir être modifiée au gré de nos envies et au gré de ce qui nous arrive.

Vous l’avez sans doute remarqué, la priorité des tâches peut varier et certaines peuvent même devenir inutiles. N’hésitez surtout pas à les supprimer. Il vaut mieux épurer sa to-do-liste plutôt que de l’encombrer. Personne n’aime perdre son temps sur des tâches superflues.

« L’art d’être sage, c’est l’art de savoir quoi laisser tomber. » William James

Conclusion

La to-do-liste est un outil important pour plus de productivité et d’efficacité. Grâce à cet outil, les tâches peuvent être clairement affichées, les priorités dressées et les succès constatés.

Vous l’aurez compris, la to-do-liste fait partie intégrante d’une bonne organisation. Mais, pour être efficace, elle doit être bien rédigée et correctement gérée. A présent, vous savez que votre liste de tâches doit être claire, précise et mise à jour régulièrement.

N’oubliez pas, c’est en maitrisant votre to-do-liste que vous maitriserez votre temps !

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