Figurez-vous, que depuis quelques mois je me sens partir dans tous les sens. Je m’éparpille, je ne suis pas efficace, je procrastine, je rumine. Et au final, je culpabilise de ne pas avancer… Un vrai cercle vicieux ! 😱
C’est étonnant pour une professionnelle de l’organisation, n’est-ce pas ? Une ancienne collègue, et maintenant amie, a d’ailleurs rigolé quand je lui ai avoué que je n’arrive pas à avancer sur mes projets en ce moment car je ne suis pas organisée !
Alors, je me suis posée 5 minutes. 🧘♀️ J’ai respiré profondément pour retrouver calme, clairvoyance et objectivité. Puis, je me suis demandé : qu’est-ce que je faisais avant, que je ne fais plus maintenant, et qui me rendait si organisée, efficace, motivée, satisfaite et fière de moi ? (oui rien que ça ! 🤣)
La réponse : Je n’utilise plus mes outils d’organisation !
La conséquence : Je ne suis plus concentrée sur mes objectifs !
« La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires. » Peter Drucker
Alors, attardons nous un instant sur un outil puissant, et qui me manquait tant jusqu’à maintenant… J’ai nommé : la to-do-liste ! 🥳 Pourquoi est-elle essentielle ? Quels sont les avantages ? Que nous apporte-elle concrètement ? Je réponds à ces questions immédiatement…
1. Qu’est-ce qu’une to-do-liste ?
Elle trône en évidence sur le bureau, sur le frigo ou dans notre agenda. Feuille de papier arrachée, carnet spécialement dédié, ou application dans le smartphone, cet outil aux multiples visages, recommandé par tous les coachs en organisation, a le vent en poupe !
La définition d’une to-do-liste est simple. Il s’agit d’une « liste de choses à faire », généralement classées par ordre de priorité.
Le but est d’organiser efficacement son temps, se faciliter la vie, et avancer sereinement vers ses objectifs.
Si vous ne l’avez pas encore adoptée, il n’est jamais trop tard pour bien faire ! Je vous explique tout de suite ce qu’elle peut vous apporter…
2. Quels sont les avantages de la to-do-liste ?
La to-do-liste, c’est la base d’une bonne organisation ! Il est évident que, noter les choses à faire, c’est avoir l’assurance de ne pas oublier de les réaliser.
Cependant, les bénéfices ne s’arrêtent pas là… La to-do-liste permet aussi de :
1️⃣ Réduire son stress.
La to-do-liste est une solution efficace lorsque nous nous sentons débordé et que nous avons l’impression de perdre pieds car elle procure un sentiment d’ordre et de contrôle. Savoir exactement où nous en sommes et ce qu’il reste à faire permet de se rassurer et contribue à réduire le niveau de stress.
De plus, la to-do-liste permet de déléguer plus facilement les choses à faire quand la situation l’exige. Cela peut réduire l’anxiété associée à la réalisation de tâches longues, difficiles, ou trop nombreuses.
2️⃣ Décharger son esprit.
Alléger son mental, voilà une bonne raison qui nous pousse à entasser à la verticale tout ce que nous devons accomplir. 📝 Le simple fait de lister les choses à faire permet de ne pas les ressasser dans sa tête. En effet, notre cerveau peut passer à autre chose, avec l’assurance de pouvoir y revenir ultérieurement ! Cela permet de se concentrer sur la tâche en cours sans se soucier des autres choses à faire.
Une étude réalisée par les professeurs Baumeister et Masicampo de l’université de Wake Forest aux États-Unis, démontre que nous sommes bien plus distraits lorsque les tâches que nous devons faire ne sont pas inscrites quelque part. 🤯
3️⃣ Passer à l’action.
L’acte d’écrire noir sur blanc les tâches à réaliser, c’est en quelque sorte faire le premier pas vers l’accomplissement de ces tâches. C’est se donner les moyens de les réaliser et de combattre la procrastination.
La to-do-liste nous oblige à nous y mettre, se rappelant sans cesse à nous. Nous n’avons plus qu’une seule envie : réaliser la première tâche, cocher la case « fait », et passer à la suivante. Nous prenons le contrôle sur les choses à réaliser en se fixant soi-même des objectifs et en devenant acteur. Ainsi, elle renforce notre persévérance et notre volonté.
4️⃣ Offrir un sentiment d’accomplissement.
Cocher les éléments d’une liste lorsqu’ils sont terminés offre une telle satisfaction personnelle… C’est juste kiiiiiffant !!! 🤩 A ce moment-là, nous ressentons un soulagement, le goût du travail accompli, et nous nous sentons pousser des ailes.
De plus, la psychologue russe Bluma Zeigarnik a montré que nous nous souvenons mieux des tâches inachevées que celles déjà accomplies. C’est « l’effet Zeigarnik ».
Autrement dit, nous oublions les choses que nous avons déjà réalisées car nous sommes davantage concentré sur les choses que nous devons faire. Par conséquent, la to-do-liste permet de visualiser toutes les tâches que nous avons exécutées (mais oubliées), de se souvenir des efforts qu’elles ont nécessités, et enfin de ressentir la satisfaction liée à leur achèvement.
Nul doute que cela aide à maintenir sa motivation et à rester concentré sur ses objectifs.
5️⃣ Améliorer sa productivité.
Jusqu’à il n’y a pas si longtemps, je réalisais ma to-do-liste la veille pour le lendemain et/ou chaque vendredi soir pour la semaine suivante. Grâce à cela, je pouvais visualiser rapidement les choses à accomplir et m’organiser en conséquence.
La to-do-liste permet d’avoir une vue complète et globale de la charge de travail qui nous attend. Nous pouvons ensuite organiser notre temps en fonction des tâches les plus importantes, les plus longues, ou les plus urgentes à accomplir (aussi bien professionnelle que personnelle). En se focalisant sur les tâches à forte valeur ajoutée, nous pouvons augmenter notre productivité de façon significative.
6️⃣ Gagner du temps.
La to-do-liste donne la possibilité de se focaliser sur les tâches longues, et de réaliser les plus courtes dans les trous de son planning. Elle permet également de regrouper les tâches similaires pour qu’elles soient réalisées au même moment. Au final, cela peut représenter un gain de temps notable sur l’ensemble d’une journée et/ou d’une semaine.
Conclusion
Si vous la rédigez chaque soir, elle vous aidera à vous mettre au travail le lendemain en sachant exactement par où commencer. Si vous la réalisez en buvant votre premier café, elle lancera votre journée et vous aidera à passer à l’action rapidement.
En somme, la to-do-liste est un outil simple mais efficace pour clarifier ses priorités, améliorer sa productivité, gérer son temps, atteindre ses objectifs plus facilement ou encore se décharger de la charge mentale qui pèse sur nos épaules.
Parce qu’elle est facile à rédiger, flexible et modifiable, vous ne pouvez pas ignorer cet outil, essentiel à une bonne organisation !
Et vous ? L’avez-vous adoptée ? Quel bénéfice vous apporte-t-elle ? Dites-le moi dans les commentaires ! 😉
Merci pour cet article. La to-do-list m’a beaucoup aidé dans mon organisation de travailleur non salarié, dégagé des obligations horaires. Cette structuration m’a permis de gagner beaucoup de temps et d’accroitre mon sentiment d’accomplissement, comme tu l’évoques.
Seulement, parmi des personnes que j’accompagne, j’ai rencontré des situations dans lesquelles la to-do-list augmentait le stress bloquant. Des personnes qui, voyant la liste, se trouvaient d’emblée submergées. C’est alors que j’ai enseigné à utiliser la to-do-list hiérarchisant les priorités et pas seulement les choses à faire.
Comme tu ne l’abordes pas dans ton article, je te le résume ici :
1- Dresser sa to-do-list
2- créer un code pour identifier les choses suivantes :
a )si je ne le fait pas aujourd’hui, c’est mort. Il sera impossible de le faire plus tard. Conséquences irréversibles
b) si si je ne le fais pas aujourd’hui, je pourrai le faire demain ou un jour suivant sans conséquences irréversibles,
c) si je ne le fais pas aujourd’hui ni dans les jours à venir, il n’y aura aucune conséquence
Cette approche a démontré que le nombre de (a) était très faible, que le nombre de (b) et de (c) était plus important qu’imaginé. En conséquence, on pouvait plus aisément baisser le stress.
Attention, je n’utilise pas cette méthode en première intention avec des personnes qui expriment une difficulté avec la procrastination.
Belle journée
Merci pour ton commentaire et ton retour d’expérience très instructif ! 🙏
La To-do-liste est un vaste sujet que je souhaite continuer à explorer dans mes 2 prochains articles. Je ne manquerai pas de suivre ton conseil et de reparler 1) du facteur stress et 2) savoir dresser ses priorités.
Pour ma part, la To-do-liste m’aide vraiment à surpasser ma procrastination car, comme je le dis dans cet article, c’est une sorte d’engagement avec moi même, je me mets en pilote automatique pour avancer sans me laisser distraire, je suis pleine d’énergie quand je raye une tâche réalisée et ça me donne vraiment envie de continuer !
Enfin, ma devise préférée est : « la meilleure des organisations est celle qui nous convient le mieux ». Finalement le plus difficile c’est peut être d’apprendre à se connaitre… Vaste programme ! 😅
L’idée de prioriser est pas mal, mais ça me rappelle une autre méthode pour gérer une To Do list encombrée : la matrice d’Eisenhower.
Déterminer ce qui est :
– Urgent et Important
– Urgent mais non-important
– Non-urgent mais Important
– Non-urgent et non-important.
Ensuite, il s’agit de prendre l’action appropriée :
– Urgent et Important => Prioriser
– Urgent mais non-important => Déléguer
– Non-urgent mais Important => Plannifier
– Non-urgent et non-important. => Supprimer
Celà permet de segmenter une To-Do list intimidante et de la rendre plus digeste, ce qui facilite le passage à l’action !
Merci pour ton commentaire ! Nous sommes tout à fait d’accord que toutes les tâches d’une To-do liste ne doivent pas obligatoirement être réalisées ! La loi de Pareto permet également de se focaliser sur les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée (👉 https://archiminiorga.com/la-loi-de-pareto-exploitez-les-20-dactions-qui-generent-80-des-resultats/).
Prioriser est un art ! Et c’est, à mon sens, un art essentiel à maitriser dans notre société qui va de plus en plus vite !
Et comme j’adore les citations, j’ai envie de partager celle de Timothy Ferriss: « Le manque de temps n’est rien d’autre qu’un manque de priorités. » 😉
La to-do list, mon alliée de tous les jours pour décharger mon cerveau, être sûre de ne rien oublier et avoir le plaisir de voir tout ce que j’ai accompli à la fin de la journée 😊 merci pour ton article !
Pas mieux ! 😂
J’ai souri en voyant ta première image de l’ordinateur camouflé par des post-it.
Mon ancien ordinateur pro ressemble à peu près à ça !
Maintenant je suis passée au to done liste pour vraiment avoir ce sentiment de satisfaction.
Cette image m’a tout de suite parlée ! j’ai repensé aux écrans de certains de mes anciens collègues… 🤫😅
Merci pour ton article 😉 Je suis un grand adepte de la « to do ». J’en fais tout le temps et pour tout !!!
Merci pour ton commentaire ! Comme toi, je fais des To-do-listes pour tout mais attention de ne pas les multiplier au risque de s’y perdre.
Merci pour ton article. Ayant la fâcheuse tendance à démultiplier les to-do listes, j’utilise la méthode du Bullet Journal de Ryder Caroll pour hiérarchiser mes listes et planifier mes actions. Puis le fait d’inscrire mes actions à faire dans mon calendrier m’aide à visualiser le temps nécessaire à chaque action. Ainsi, je centralise toutes mes listes en un seul et même endroit, ce qui réduit mon stress énormément.
Merci pour ton commentaire et ton astuce ! 😉
Oh que oui je l’ai adopté, la to do liste! Pour ma part, c’est un réel moyen de décharger mon esprit et gagner en sérénité. Et quel sentiment d’accomplissement quand je constate que j’ai coché ✅ toutes les cases. Merci pour ton article.
Merci pour ton commentaire !
Bonjour et merci pour votre article. Je suis bien d’accord sur le fait que ça allège l’esprit 😊 ! J’ai bien aimé la citation « La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires », c’est un excellent rappel de l’intérêt de faire une liste, c’est à dire savoir où l’on va. Après j’ai tendance à faire les « petites » choses pour pouvoir en barrer un maximum, alors que ce ne sont pas forcement des choses prioritaires…
Merci pour ton commentaire ! Peut-être que tu devrais te demander est-ce que tu procrastines ces choses importantes dont tu parles et, si oui, pourquoi ? 🤔
Merci pour ton article, la to-do-list est vraiment pratique pour s’organiser. Personnellement je ne la suis pas au fur et à mesure : 1 fois par semaine, je la constitue et reporte dans Google Agenda chaque point dans un créneau spécifique, ça m’aide à visualiser l’avancement et la place que chaque point prend.
Je fais comme toi (une to-do-liste par semaine + un agenda google) pour les tâches professionnelles.
Je fais également une to-do-liste par jour et sur papier pour les tâches personnelles. Cela m’évite d’allumer un écran.
Intéressant cet article ! Je cours me faire des to-do ! C’est vrai que je me fait parfois une liste de choses à faire que je ne fais jamais au final… Mais les fois ou j’arrive à vraiment noter et trier les choses importantes à faire dans la journée ou dans la semaine, je suis beaucoup plus motivée et tout est beaucoup plus clair, c’est une bonne habitude à prendre 🙂
Merci pour ton commentaire ! N’oublie pas qu’il faut 21 jours pour qu’une action devienne une habitude 😉
Merci, très concis et bien écrit 🙂
merci beaucoup ! 🤩