Les 6 erreurs les plus courantes qui rendent votre to-do-liste inefficace et comment y remédier

Dans la quête effrénée de productivité et d’efficacité, la to-do-liste est un pilier incontesté de l’organisation personnelle et professionnelle. Cependant, cet outil est souvent mal utilisé, entrainant des résultats bien en-deçà de ce qu’il pourrait offrir. En effet, il est important de comprendre que le simple fait de lister ses tâches ne suffit pas à garantir une journée productive. Encore faut-il avoir la bonne méthode pour bien la rédiger et la gérer !

Dans cet article, vous découvrirez les 6 erreurs les plus répandues qui entravent l’efficacité de votre to-do-liste. Vous trouverez également des conseils pour vous permettre de transformer votre liste de tâches en un puissant moteur de productivité.

Préparez-vous à repenser votre approche et à libérer tout le potentiel de cet outil simple, mais ô combien puissant ! 💪

Erreur n°1: Ne pas consulter votre to-do-liste régulièrement.

Quel est l’intérêt de décharger son cerveau sur une liste de tâches, si vous ne la consultez pas, ou pire, si vous la perdez 5 minutes plus tard ? Vous avez passé du temps à l’écrire, alors servez-vous en !

Pour cela, mettez votre to-do-liste en évidence ! Sur votre bureau, votre frigo, ou créez un raccourci dans votre téléphone.

Elle doit être à porter de main en toute circonstance pour être consultée dès que vous avez 2 minutes, pour être complétée si un imprévu vient se rajouter, ou simplement pour barrer une tâche dès qu’elle est réalisée. C’est le principe même d’une liste ! Et c’est aussi le moment le plus gratifiant !

Erreur n°2: Avoir 36 000 to-do-listes ou une seule et unique pour tout noter.

Alors oui, ça part d’une bonne intention de vouloir bien faire, mais le problème de multiplier les to-do-listes, c’est qu’il y en a partout et on ne sait plus où donner de la tête. Au mieux, on oublie de traiter certaines tâches. Au pire, on abandonne car le système est trop contraignant à utiliser. Le conseil à retenir est donc de ne pas avoir trop de to-do-listes !

En revanche, je recommande d’en utiliser plusieurs et de ne pas mélanger les tâches professionnelles et personnelles. La raison la plus évidente à cela est que vous n’allez pas consulter ces 2 types de to-do-liste au même moment de la journée (ou de la semaine).

Par exemple, si vous devez tondre la pelouse, je doute que vous le fassiez le mardi soir après votre journée de travail. 😫 Il n’est donc pas nécessaire de surcharger votre to-do-liste professionnelle avec cette tâche. Vous risquez simplement de perdre en visibilité, voire même d’oublier de tondre la pelouse le moment venu car votre regard aura croisé cette note pendant plusieurs jours d’affilé et finalement vous n’y prêterez plus attention.

Attention également à ne pas confondre to-do-liste avec liste d’idées. ⚠️ Ce sont 2 choses bien différentes ! Vous pouvez noter vos inspirations sur une liste mais ce ne sont pas obligatoirement des tâches à réaliser. A chaque liste sa fonction !

La solution : Se limiter à 3 ou 4 listes maximum et séparer le pro du perso.

Erreur n°3: Ne pas être assez concret dans ses tâches.

Le format d’une to-do-liste invite à être concis dans la rédaction de ses tâches, afin de ne pas surcharger visuellement la liste. Mais qui dit concis, ne veut pas dire flou ou imprécis ! Gardez en tête que vous allez probablement relire votre liste dans quelques heures, voire quelques jours, et que vous risquez de ne pas vous souvenir de ce que vous vouliez dire.

Par exemple : « cadeau d’anniversaire ». Ça veut dire quoi concrètement ? 🤔 Que vous devez aller l’acheter ? Que vous devez demander des idées ? Que vous devez rembourser un ami ? Vous le savez peut-être sur le moment lorsque vous écrivez la tâche, mais dans quelques jours, vous allez certainement vous poser ces questions.

La solution : Toujours formuler ses tâches en commençant par un verbe d’action. Il vaut mieux être trop précis que pas assez. Une tâche bien écrite devrait toujours vous dire d’un coup d’œil et sans hésitation ce que vous devez faire.

Erreur n°4: Surcharger votre to-do-liste.

Le meilleur moyen de se décourager avant même de commencer sa journée est de surcharger votre to-do-liste avec plusieurs dizaines de tâches à faire. 🤯

Si certain la voit comme une source de stress, c’est parce qu’elle est longue ou complexe. Elle paraît alors interminable et infaisable, génère de la frustration, voire un sentiment d’échec.

La solution : Éviter d’inscrire trop de micro-tâches. Tout ce qui peut être fait en moins de 2 minutes doit être fait tout de suite.

Par ailleurs (en particulier si comme moi vous aimez les to-do-listes en version papier), vous pouvez refaire des listes propres tous les jours, ou toutes les semaines, et éliminer les tâches devenues inutiles ou superflues. En effet, toutes les tâches ne méritent ni votre attention, ni votre énergie. Vous n’êtes pas obligé de tout faire, même si les choses sont notées noir sur blanc. Prenez du recul et soyez objectif.

« Le mieux est l’ennemi du bien. » Voltaire (empruntée à Montesquieu)

Erreur n°5: Ne pas utiliser d’agenda en complément de votre to-do-liste.

Très souvent, consciemment ou inconsciemment, on se retrouve à exécuter les tâches les plus faciles et rapides afin de ressentir la satisfaction du devoir accompli. Ce phénomène a un nom : le biais d’achèvement.

C’est par exemple, lorsque nous avons une to-do-liste longue comme le bras, ce qui nous pousse à lancer une lessive plutôt que de nous plonger dans les factures du trimestre ou la paperasse de la mutuelle. 🤫

L’accomplissement d’une tâche prime bien souvent sur son importance. Pour le cerveau, une case est une case. Or, sur la to-do-liste, une tâche qui prend 2 minutes à réaliser est représentée de la même manière qu’une tâche qui prend 2 jours. ✅ Par conséquent, on a l’impression d’avoir eu une journée productive (et d’avoir coché beaucoup de cases) alors que les missions longues et complexes restent à faire.

Pour contourner ce biais cognitif, vous devez décomposer les tâches trop longues et complexes, en actions plus simples. Vous pouvez également définir une unité de temps pour votre to-do-liste (par exemple 90 minutes) de telle sorte que toutes les tâches qui y sont inscrites devront être d’une durée équivalente à cette unité. ⏱

Enfin, vous devez coupler votre to-do-liste avec un agenda (ou utiliser une application dédiée, elles sont nombreuses à vous vendre une organisation de rêve et de façon ludique 😜). En effet, la to-do-liste vous indique concrètement la tâche que vous devez réaliser, alors que l’agenda va vous donner des blocs de temps réservés pour réaliser cette tâche (et si le nombre de choses à faire est vraiment réaliste).

Personnellement, mon amour pour la simplicité me pousse à utiliser l’agenda Google. Il me suffit amplement pour planifier mes actions, fixer des échéances et maîtriser ma gestion du temps. C’est bien là tout l’essentiel ! 🙏

Erreur n°6: Manquer de discipline et ne pas se remettre en question.

Les outils d’organisation sont là pour vous faciliter la vie mais ils ne font pas tout. Les miracles n’existent que dans les histoires. 🧚‍♀️

Le challenge est donc de rester discipliné ! Souvenez-vous qu’il faut du temps (environ 21 jours) avant qu’une action devienne une habitude. Alors ne laissez pas tomber votre to-do-liste après quelques semaines d’utilisation, sous prétexte qu’elle ne comble pas toutes vos attentes. Lisez et relisez les articles sur les to-do-listes et notez les points d’amélioration que vous pouvez apporter à votre organisation. 🧐

En revanche, la to-do-liste n’est pas une fin en soi mais bien un OUTIL. Si vous passez du temps, beaucoup de temps, à travailler votre liste, vous finirez par l’abandonner ! Elle ne doit être ni une perte de temps, ni une complication, ni une source d’angoisse.

Enfin, il est important, dans de nombreux aspects de votre vie, de se remettre en question, et la to-do-liste ne fait pas exception. Lorsque des tâches encombrent votre liste depuis trop longtemps, vous devez vous posez les bonnes questions. Qu’est-ce qui vous empêche d’avancer sur ces tâches ? Un manque d’information ? Un manque de moyen ? Un manque de motivation ? La peur ? Sachez que la procrastination est un symptôme, pas une cause ! Il faut être attentif à ce qu’il se cache derrière ces actions sans cesse repoussées. 🧐

Conclusion

En évitant ces 6 erreurs courantes, vous êtes désormais mieux armé pour exploiter tout le potentiel de votre to-do-liste et pour transformer cet outil en un allié puissant dans la réalisation de vos objectifs.

N’oubliez pas que l’efficacité de votre to-do-liste repose avant tout sur votre capacité à l’adapter à vos besoins spécifiques. Prenez le temps de la peaufiner, de l’ajuster et de l’améliorer au fil du temps. En intégrant ces enseignements dans votre quotidien, vous serez en mesure de faire de chaque journée une opportunité de progresser et d’accomplir vos ambitions avec succès.

N’attendez pas, mettez ces conseils en pratique dès aujourd’hui et découvrez les bénéfices d’une to-do-liste parfaitement optimisée. Votre productivité n’en sera que décuplée.

Vous savez ce qu’il vous faut pour reprendre en main votre vie : un papier, un stylo et un peu d’organisation. 😅

Si cet article vous a plu et que vous souhaitez aider votre entourage dans la gestion de leur to-do-liste, merci de le partager avec eux ! 🙏