La méthode des 5S : un outil efficace pour s’organiser

Connaissez-vous un endroit où l’organisation est un univers complexe et où la quête de l’efficacité et de la productivité est constante ? 🧐

C’est le monde de l’entreprise !

Pour être toujours plus performantes et compétitives, les entreprises ont dû développer des outils incontournables. Parmi eux, la méthode des 5S émerge comme une technique efficace, axée sur la discipline et la cohérence, afin de créer des environnements de travail plus organisés, efficaces et sécuritaires.

Dans cet article, je vous invite à découvrir cette méthode et à la transposer à votre vie personnelle pour que, vous aussi, vous puissiez jouir d’une organisation optimale et d’une efficacité à toute épreuve. 💪

1) Origine de la méthode des 5S

La méthode des 5S trouve son origine dans la méthode CANDO, imaginée par Henri Ford au début du XX^ème siècle. A cette époque, il souhaitait réduire les coûts de production des voitures en optimisant la productivité et l’efficacité des employés dans ses usines.

La méthode a ensuite été reprise par le constructeur automobile japonais Toyota, en 1950.

En 1991, elle finit par évoluer en une méthode de management grâce au livre de Takashi Osada : « Les 5S : première pratique de la qualité totale ». 

Le but de cette méthode : impliquer les employés dans la gestion de leur lieu de travail afin d’obtenir un espace fonctionnel, ordonné et optimisé.

Résultats : des conditions de travail améliorées, nettement plus favorables à la concentration, mais surtout un gain de temps important et une efficacité optimale ! 

Aujourd’hui adaptée au monde de l’organisation et du rangement, la méthode des 5S permet de mettre en place une routine simple et efficace, pour un intérieur toujours en ordre !

2) Que signifie « 5S » ?

La méthode des 5S désigne 5 verbes (ou 5 étapes) commençant par la lettre S en japonais : 

• Seiri = débarrasser
• Seiton = ranger
• Seiso = nettoyer
• Seiketsu = maintenir l’ordre
• Shitsuke = respecter, être rigoureux

Ces verbes représentent les 5 étapes à effectuer dans un ordre précis, permettant ainsi d’obtenir une démarche claire et facile à suivre.

En français, certains traduisent cette méthode avec l’acronyme O.R.D.R.E pour :

• Ordonner
• Ranger
• Dépoussiérer
• Rendre évidentes les règles à suivre 
• Être rigoureux au quotidien

3) Quelles sont les 5 étapes à suivre ?

1. SEIRI : débarrasser

Notre cerveau reptilien nous pousse à accumuler tout un tas de choses !

En effet, votre espace de travail est très probablement encombré par des choses inutiles et/ou inutilisées : de la papeterie qui ne vous sert jamais, des crayons qui ne fonctionnent plus, des documents administratifs sans importance, des publicités jamais jetées à la poubelle, du mobilier vétuste, etc.

La première étape de la méthode des 5S consiste donc à trier et éliminer tous les objets dont vous ne vous servez pas.

Je prends ici l’exemple du bureau mais l’accumulation concerne TOUS les espaces de vie, même les voitures ! Alors ouvrez grand vos yeux, soyez objectif et désencombrez !

Vous devez vous débarrasser de tout le superflu qui « pollue » (physiquement et visuellement) vos espaces.

👉 A lire aussi : Le minimalisme pour gagner du temps : comment se focaliser sur l’essentiel

Retenez qu’un bon tri permet de se concentrer sur l’essentiel et être plus efficace !

💡 Comment procéder ? Par où commencer ? Avant de vous lancer dans le tri tête baissée, je vous invite à consulter ces 2 guides que j’ai écrit pour vous simplifier la tâche :

👉 Le guide pratique pour faire le tri chez soi

👉 Le guide complet pour classer vos papiers

2. SEITON : ranger

« Mais où se trouve ce truc ?? » Voilà plusieurs minutes que vous cherchez quelque chose pour finalement demander : « Quelqu’un sait où je peux le trouver ? » 😩 Quelle perte de temps et de productivité pour vous et pour vos proches !

Or, savez-vous combien de temps représente la recherche d’objets perdus ? Entre 30 minutes et 2h30 par mois, soit 1,2 milliard d’heures de perdues à l’échelle d’une vie ! 😱

La deuxième étape de la méthode des 5S consiste donc à ranger !

Concrètement, il s’agit d’appliquer la devise suivante : « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».

Pour qu’un espace reste en ordre, c’est très simple : il suffit de définir un endroit précis où ranger les choses pour pouvoir les retrouver immédiatement lorsque vous en avez besoin (vous ou quelqu’un d’autre).

Mais ça n’est pas tout !

Vous devez organiser vos rangements intelligemment. Pour cela, vous devez réfléchir à l’endroit le plus pertinent pour ranger l’objet en question, en fonction de sa fréquence d’utilisation.

L’objectif : minimiser les gestes à faire pour y avoir accès si vous vous en servez régulièrement !

Autrement dit, tout ce qui est souvent utilisé doit être facilement accessible et ce qui sert peu souvent peut être rangé plus à l’écart.

Ainsi, ce 2^ème « S » vous permettra de gagner du temps, de lutter contre la procrastination, d’être plus efficace, tout en devenant plus zen ! 🧘🏻‍♀️

3. SEISO : nettoyer

La troisième étape concerne l’hygiène et les mesures de propreté. 🚯

Afin de progresser dans un environnement agréable, le nettoyage fait partie des étapes incontournables de la méthode des 5S.

Que ce soit votre bureau ou votre salle de bain, si l’endroit n’est pas propre, vous n’aurez pas envie d’y aller et encore moins d’y passer du temps ! 

Mais le fait de nettoyer va bien au-delà de la simple propreté. En effet, un endroit propre permet non seulement de s’y sentir bien, mais il permet également de repérer plus facilement et plus rapidement d’éventuels dysfonctionnements.

Par exemple, un joint de robinet usé sera plus facile à détecter si votre salle de bain est propre. De la même façon, une fuite d’huile sur votre voiture sera visible immédiatement si le sol de votre garage est net.

De plus, le nettoyage en lui-même est l’occasion de faire un état des lieux et inspecter vos équipements avec attention.

4. SEIKETSU : maintenir en ordre

Maintenant que vos espaces sont parfaitement propres et organisés, vous avez certainement envie que cela dure le plus longtemps possible.

La 4è étape consiste donc à mettre en place des règles simples et applicables par tous !

L’idée est simplement de veiller à ce que les choses soient rangées et que tout retrouve sa place après utilisation pour ne plus vous laisser déborder par le désordre. Cela ne doit prendre que quelques minutes.

Instaurez des standards à respecter pour que tout le monde prenne de bonnes habitudes.

Par exemple, j’ai eu l’occasion d’intervenir chez une mère de famille qui laissait un chiffon à côté du lavabo de la salle de bain pour que tout le monde essuie les traces d’eau après son passage. Ainsi, le robinet restait toujours propre et scintillant car le calcaire n’avait pas le temps de s’y déposer.

« Nous sommes ce que nous avons l’habitude de faire ; l’excellence n’est alors pas un acte, mais une habitude. » Aristote

5. SHITSUKE : être rigoureux

Le but de ce 5ème et dernier « S » est de pérenniser votre nouvelle organisation !

La première chose est de faire preuve de rigueur et d’auto-discipline. Ce conseil vous paraît évident, mais beaucoup de personnes se trouvent, de nouveau, face au désordre parce qu’elles ont abandonné les bonnes habitudes qu’elles souhaitaient rendre pérennes.

N’oubliez pas qu’il faut au minimum 21 jours pour qu’une action devienne une habitude !

La deuxième chose est d’identifier ce qui n’a pas fonctionné, afin d’améliorer ou adapter les règles si nécessaire.

Si vous remarquez que ce sont systématiquement les mêmes objets qui trainent, cela signifie qu’il faudra comprendre pourquoi et tester une autre manière de les ranger.

Bien souvent, un simple changement d’emplacement ou du type de rangement résoudra le problème. Il faut parfois essayer plusieurs organisations jusqu’à trouver la bonne.

« Pour s’améliorer, il faut changer. Donc, pour être parfait, il faut avoir changé souvent. » Winston Churchill

Conclusion

Vous l’aurez compris, la méthode des 5S est bien plus qu’une technique de nettoyage. Lorsqu’elle est utilisée selon ses véritables intentions, les bénéfices sont multiples : gain de temps et de productivité, prévention d’éventuelles anomalies, amélioration de la qualité de vie, etc.

En suivant ces 5 verbes qui constituent chacun une étape, votre organisation devrait s’en trouver grandement améliorée. Cependant, comme toujours, n’espérez pas un miracle : un minimum de rigueur est toujours nécessaire mais ça tombe bien, c’est inclus dans les étapes du 5S !

Si cette méthode vous a inspirée, n’hésitez pas à la partager avec tous ceux qui souhaitent optimiser leur organisation et gagner en efficacité ! 🙏